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组织大型活动应注意那些事项?

分类:大学新生

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分类:2013-04-17 21:12:57

要组织一次大型活动,需要从始到终各个环节仔细筹划,做细致周到的准备,才能保证活动的成功率。一般来说,组织大型学生活动应特别注意以下事项:

(1)拟订计划。要明确活动是什么类型,举办活动的目的,然 后做出具体的规划。规划的内容应包括从筹备到活动结束应分为几个阶段,各阶段的时间如何分配,每阶段要完成的主要工作;活动需要的各种准备(如器材、联络、宣传、场地布置、现场指挥、主持、节目安排等)的分工和负责人;活动的经费预算等。一般来讲, 大型活动的计划应至少在活动进人正式准备前一周做好,准备工作应在正式活动前两周开始进行。

(2)充分准备。活动的主要负责人要按照活动规划,督促各组负责人按时按量完成各阶段的准备工作,包括:场地的确定,必要物资的筹集,现场的布置,前期宣传等。在活动前要特别仔细检查现场话筒、灯光等器材运转是否良好,海报、活动会标、照相机 等是否到位,主持人是否落实并已熟悉活动过程,活动可能会出 现的意外情况是否巳考虑并做安排。现场的布置最好是提前半天 完成,重要活动应安排彩排。

(3)通知或邀请。一般来讲,参加对象的通知应提前一周下发,并在活动正式开始前一天再确定一次。对嘉宾的邀请也应在一周前发出,最好是书面邀请与口头邀请相结合,一方面是表示组织者的诚意,另一方面是可以较为详细的向嘉宾介绍一下活动的目的和基本情况以取得嘉宾的支持。在活动前一天,还应再通过电话或当面询问的方式,再次确定其当天是否能出席活动。

(4)按时进行。一般来讲,如果没有特殊事故,活动应每量保证准时开始。如有不得已的原因要推迟或取消活动,应尽早通知,并做好解释工作。否则会影响组织者的形象,甚至是整个组织的形象。为此,活动前一小时所有的工作人员都应到达活动现场,做最后的检査。

(5)善始善终。活动进行中,组织者特别是主持人要处处留心,随机应变,始终掌握活动的主动权,确保活动按计划顺利进行。在活动结束后,要及时整理会场,借用物品及时物归原处。同时,主要的活动负责人还应及时总结,使自己在今后的工作中进一步提高组织能力。